Om oss
Sveriges ambassad i Wien ansvarar för Sveriges relationer med Österrike och Slovakien samt företräder regeringen vid FN-organisationerna i Wien. Ambassaden är samlokaliserad med Sveriges ständiga delegation vid Organisationen för säkerhet och Samarbete i Europa (OSSE), som verkar för att främja säkerhet, fred och demokrati utifrån ett brett perspektiv.
Myndigheterna erbjuder en modern och trivsam arbetsplats i en historisk och vacker byggnad i centrala Wien; Schwedenhaus. Härifrån bedrivs arbetet med att företräda och driva regeringens intressen på olika områden, inkluderande säkerhetspolitik, EU-frågor, ekonomi, kultur och handel, konsulärt arbete, kommunikation och sverigefrämjande.
Totalt arbetar ett trettiotal personer i huset.
Vi söker nu en samordnare för evenemang med tillträde
den 1 september 2026.
Din profil
Som eventsamordnare är du ett viktigt ansikte utåt för Sverige. Arbetet består i att förbereda, samordna och närvara vid all aktivitet i representationsvåningen Schwedenhaus.
Ditt arbete kräver god organisationsförmåga, struktur, öppenhet, ett kreativt och lösningsinriktat förhållningssätt, social kompetens, förmåga att driva projekt samt att skapa och upprätthålla nätverk. Du har en positiv attityd och månar om att leverera både förstklassig service och gästbemötande. Tjänsten ställer krav på noggrannhet och diskretion.
Du har erfarenhet från restaurang-/hotellbranschen och organisation av evenemang på hög nivå.
Du kan uttrycka dig väl i tal och skrift på tyska och engelska. Kunskaper i svenska är en fördel.
Dina arbetsuppgifter
Planering och samordning av samtliga aktiviteter i representationsvåningen (Schwedenhaus) på detaljnivå. Externa evenemang på till exempel FN, på OSSE eller i Slovakien kan också förkomma.
Du samordnar personal i representationsvåningen (kök, teknik, möblemang, lokalvård och serveringspersonal) och ansvarar för underhåll och dekorationer. Inköp, leveranser och lagerhållning hanterar du i samarbete med annan berörd personal. Du sköter även ekonomiadministration av samtliga aktiviteter i Schwedenhaus, i samarbete med kassör och ambassadens team för Sverigefrämjande.
Vid mindre evenemang hjälper du till med servering. Tidiga morgon- och kvällsevenemang förekommer vilket ställer krav på flexibilitet.
Vi erbjuder
- en modern arbetsplats i centrala Wien
- 14 månadslöner och 28 semesterdagar per år för en heltidstjänst
- ett årligt friskvårdsbidrag enligt svenska Skatteverkets regler
- arbetsuniform
- kompetensutbildning enligt utrikesförvaltningens riktlinjer och
efter överenskommelse
Tjänsten är en lokalanställd tillsvidareanställning. Tjänstegraden är administratör. Sex månaders provanställning tillämpas.
Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering.
Ansökan
Välkommen med din ansökan i form av meritförteckning och ett personligt brev via e-post till vår funktionsbrevlåda för rekryteringar:
ambassaden.wien-hr@gov.se senast den 29 maj 2026. För enklare hantering, vänligen skriv ditt efternamn + förnamn i ämnesraden till
e-posten.
För frågor vänligen vänd dig till kanslichef Björn Clavey, under samma e-postadress som ovan.
Inkomna ansökningshandlingar blir allmänna handlingar. I samband med att ansökningar inkommer behandlar ambassaden personuppgifter. Läs mer om dataskyddspolicy för utlandsmyndigheterna här.
