Dataskyddspolicy för utlandsmyndigheterna Personuppgifter
För mer information, besök Datainspektionens hemsida.
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk person som är i livet. Om det av en registrerad uppgift på något sätt framgår eller annars går att ta reda på vem uppgiften rör så är det alltså en personuppgift. Exempel på personuppgifter kan vara namn, adress, personnummer, fotografier och videoklipp.
Det finns flera lagar och förordningar med regler om hur behandling av personuppgifter får utföras. Gemensamt för reglerna är att de syftar till att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas.
Våra behandlingar av personuppgifter
Utlandsmyndigheterna har rätt att behandla de personuppgifter som är nödvändiga för att utföra de myndighetsuppdrag som riksdag och regering har gett dem. Utlandsmyndigheterna behandlar också personuppgifter när någon exempelvis:
· kontaktar en utlandsmyndighet för att få information,
· begär att få ta del av allmänna handlingar,
· söker jobb,
· anmäler sig till möten eller andra evenemang,
· använder en prenumerationstjänst, eller
· av annat skäl kontaktar en utlandsmyndighet.
Personuppgiftsansvaret
Varje utlandsmyndighet är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i myndighetens verksamhet, i den mån annat inte är föreskrivet. Som personuppgiftsansvarig ska myndigheten se till att all personuppgiftsbehandling sker i enlighet med gällande lagstiftning.
De lagliga grunderna för behandling av personuppgifter
För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande data-skyddsreglering, en så kallad rättslig grund. För att utlandsmyndigheternas behandling ska vara laglig krävs att den är nödvändig för att fullgöra ett avtal eller rättsliga förpliktelser, för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning.
Registerförteckning
Alla kategorier av behandlingar som utförs i verksamheten ska finnas i en gemensam registerförteckning på utlandsmyndigheten. Det gör att myndigheten på ett systematiskt sätt kan kontrollera att behandlingar har en rättslig grund.
Mer om insamling och behandling av personuppgifter
Allmänt
Utlandsmyndigheterna samlar endast in personuppgifter som är nödvändiga för ändamålen med behandlingen. Uppgifterna kommer inte senare att behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål.
Offentlighetsprincipen
Utlandsmyndigheterna är statliga myndigheter. Meddelanden som skickas till utlandsmyndigheterna blir allmänna handlingar och kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Allmänna handlingar som innehåller personuppgifter kan bland annat komma att lämnas ut till journalister och enskilda som begär att få ta del av dem. I vissa fall omfattas uppgifter av sekretess och lämnas därför inte ut.
Utlandsmyndigheterna kan även komma att lämna ut personuppgifter till andra myndigheter. Så kan exempelvis ske om den andra myndigheten behöver ta del av uppgifterna i samband med myndighetsutövning eller andra myndighetsuppdrag.
Dina rättigheter
Utlandsmyndigheterna ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
En utlandsmyndighet kommer på din begäran eller på eget initiativ rätta eller komplettera personuppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
I vissa fall har du rätt till radering av dina personuppgifter. Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre behövs för de ändamål de samlats in för. Det kan dock finnas lagkrav som gör att en utlandsmyndighet inte omedelbart får radera dina personuppgifter. Utlandsmyndigheten kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.
Du har alltid rätt att framföra eventuella klagomål angående en utlands-myndighets behandling av dina personuppgifter. Du kan antingen vända dig direkt till utlandsmyndigheten eller kontakta dataskyddsombudet. Du kan också klaga hos Datainspektionen.
Begäran om registerutdrag och rättelse
Du har rätt att efter ansökan kostnadsfritt få information om vilka person-uppgifter som en utlandsmyndighet registrerar och behandlar om dig. Kontakta myndigheten skriftligen samt ange ditt namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress (som använts i kommunikation med utlandsmyndigheten i fråga). Utdraget sänds normalt till den postadress som du har uppgett, eller i annat fall till din folkbokföringsadress i Sverige, om du har en sådan.
Kontaktinformation
Kontakta ambassaden via epost:
ambassaden.abuja@gov.se
Dataskyddsombudet för utlandsmyndigheterna kan kontaktas via e-post:
ud.rs.gdpr@gov.se
Migrationsverkets formulär
Begäran om registerutdrag
