Personuppgiftsbehandling på Svenska Ambassaden i Nairobi

Dataskyddspolicy för utlandsmyndigheterna

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel: namn, adress, personnummer, fotografier och videoklipp.

Att behandla personuppgifter innebär i princip alla åtgärder som kan göras med uppgifterna, till exempel: samla in, registrera, lagra, samköra eller skriva ut.

Varför behandlar vi personuppgifter?

Utlandsmyndigheterna får behandla personuppgifter när det är nödvändigt för att utföra de uppdrag som riksdag och regering har gett oss. Personuppgifter behandlas också när du till exempel:

• kontaktar en utlandsmyndighet för information
• begär att få ta del av allmänna handlingar
• söker jobb
• anmäler dig till möten eller evenemang
• använder en prenumerationstjänst
• eller av andra skäl har kontakt med en utlandsmyndighet

Vem ansvarar?

Varje utlandsmyndighet är personuppgiftsansvarig för den behandling som sker i den egna verksamheten (om inget annat är föreskrivet).
Som personuppgiftsansvarig ska myndigheten se till att all behandling sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.

Våra rättsliga grunder

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i lag – en så kallad rättslig grund. Vanliga grunder för utlandsmyndigheternas behandling är att det är nödvändigt:

• för att fullgöra ett avtal eller rättsliga förpliktelser
• för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning
• för att skydda grundläggande intressen för den registrerade eller någon annan
• i vissa fall: efter samtycke från den registrerade

Registerförteckning

Alla kategorier av behandlingar ska finnas i en gemensam registerförteckning vid utlandsmyndigheten. Det gör att myndigheten kan säkerställa att varje behandling har en rättslig grund. Den enskilda myndigheten ansvarar för att förteckningen hålls uppdaterad.

För tillgång till registerförteckningen, kontakta utlandsmyndigheten eller dataskyddsombudet för utlandsmyndigheterna.

Mer om olika behandlingar

• Anställda och uppdragstagare: Personuppgifter får behandlas när det är nödvändigt för att fullgöra anställnings- eller uppdragsavtal.
• Lokalt arbetssökande och praktikanter: Uppgifter används endast för rekrytering och statistisk uppföljning, och är bara åtkomliga för rekryteringsansvariga.
• Prenumerationer, beställningar och evenemang: Personuppgifter sparas endast så länge det behövs för att hantera prenumerationen, utskicket eller evenemanget.

Lagringstider

Personuppgifter sparas olika länge beroende på ändamål och lagkrav. Uppgifterna rensas, gallras eller avidentifieras löpande.

Offentlighetsprincipen

Utlandsmyndigheterna är statliga myndigheter.
Meddelanden som skickas hit blir allmänna handlingar och kan lämnas ut enligt offentlighetsprincipen – om de inte omfattas av sekretess.

Personuppgiftsbiträden

I vissa fall lämnas personuppgifter ut till avtalspartners eller IT-leverantörer.

• Lokalt installerade system hanteras enbart av myndighetens personal.
• System hos leverantörer eller molntjänster hanteras av leverantören som personuppgiftsbiträde, enligt myndighetens instruktioner.

Säkerhet

Både tekniska och organisatoriska åtgärder används för att skydda informationen mot obehörig åtkomst, förändring eller förstörelse. All utveckling av system och tjänster sker med respekt för den personliga integriteten.

Dina rättigheter

• Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
• Du har rätt att i vissa fall få dina uppgifter raderade. Om lagkrav hindrar radering avslutas behandlingen för andra syften.
• Du kan framföra klagomål direkt till utlandsmyndigheten, dataskyddsombudet eller Datainspektionen.
• Du har rätt att begära ett kostnadsfritt registerutdrag med information om vilka uppgifter som behandlas om dig.

För att begära registerutdrag, kontakta myndigheten skriftligen och uppge: namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress som använts i kommunikationen med myndigheten. Utdrag skickas normalt till din uppgivna postadress eller folkbokföringsadress i Sverige.

Kontakt

Kontakta ambassaden via e-post: ambassaden.nairobi@gov.se

Dataskyddsombudet för utlandsmyndigheterna kan kontaktas via e-post: ud.rs.gdpr@gov.se