Über uns
Die Botschaft Schwedens in Wien ist für die Beziehungen Schwedens zu Österreich und der Slowakei verantwortlich und vertritt die Regierung bei den UN-Organisationen in Wien. Die Botschaft arbeitet im selben Haus wie die Ständige Delegation Schwedens bei der Organisation für Sicherheit und Zusammenarbeit in Europa (OSZE), die sich für die Förderung von Sicherheit, Frieden und Demokratie aus einer breiten Perspektive einsetzt.
Die zwei Vertretungen bieten einen modernen und angenehmen Arbeitsplatz in einem historischen und schönen Gebäude im Zentrum Wiens: das Schwedenhaus. Insgesamt arbeiten etwa dreißig Personen im Gebäude.
Wir suchen jetzt eine/n Koordinator/in für Veranstaltungen mit Dienstantritt zum 1. September 2026.
Ihr Profil
Als Eventkoordinatorin sind Sie ein wichtiger Repräsentant für Schweden. Die Arbeit besteht darin, alle Veranstaltungen in der Empfangsetage des Schwedenhauses vorzubereiten, zu koordinieren und an deren Durchführung mitzuwirken.
Ihre Arbeit erfordert gute organisatorische Fähigkeiten, Struktur, Offenheit und einen kreativen und lösungsorientierten Ansatz. Soziale Kompetenzen, die Fähigkeit, Projekte zu leiten sowie Netzwerke aufzubauen und zu pflegen sind auch von Bedeutung. Sie haben eine positive Einstellung und legen Wert darauf, unseren Gästen Service auf hohem Niveau zu bieten. Die Stelle erfordert auch Genauigkeit und Diskretion.
Sie haben Erfahrung aus dem Servicebereich (z.B. Gastronomie- oder Hotelbranche) sowie in der Organisation von hochrangigen Veranstaltungen.
Sie können sich auf Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich gut ausdrücken. Schwedischkenntnisse sind von Vorteil.
Ihre Aufgaben
Sie planen und Koordinieren alle Veranstaltungen im Schwedenhaus. Externe Veranstaltungen bei den Vereinten Nationen, der OSZE oder in der Slowakei können ebenfalls vorkommen.
Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit Personen aus verschieden Bereichen (Küche, Technik, Möbel, Reinigungs- und Servicepersonal) und sind für Pflege und Dekoration verantwortlich.
Einkauf, Anlieferung und Lagerhaltung werden in Zusammenarbeit mit anderen relevanten Mitarbeitern durchgeführt. In Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und dem Botschaftsteam der Wirtschafts- und Kulturförderung kümmern sie sich außerdem um die finanzielle Verwaltung der Veranstaltungen.
Bei kleineren Events helfen Sie beim Servieren. Ein Auge für Details ist ebenso notwendig, wie der Blick für das Ganze. Da Veranstaltungen gelegentlich Frühmorgens oder auch abends stattfinden können ist die Bereitschaft zur zeitlichen Flexibilität notwendig.
Wir bieten
- einen modernen Arbeitsplatz im Zentrum von Wien
- 14 Monatsgehälter und 28 Urlaubstage pro Jahr für eine Vollzeitstelle
- eine jährliche Wellness-Zuwendung gemäß den Regeln der
schwedischen Steuerbehörde
- Arbeitsuniform
- Fortbildung gemäß den Richtlinien des schwedischen
Außenministeriums und nach Vereinbarung
Für die Position ist auf Basis von Vollzeit (38 Stunden und 45 Minuten pro Woche) ein Monatsbruttogehalt von mindestens Euro 3000,- vorgesehen. Vor Einstellung ist die Einwilligung zur Durchführung einer Sicherheitsüberprüfung sowie einer Gesundheitsuntersuchung erforderlich.
Die Anstellung ist zunächst befristet, kann aber nach erfolgreicher Probe in eine Festanstellung umgewandelt werden.
Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus Motivationsschreiben, Lebenslauf, eingescannte Referenzen ausschließlich per E-Mail bis spätestens 29.05.2026 an ambassaden.wien-HR@gov.se
Als Betreff wählen sie Bitte „Bewerbung als Veranstaltungskoordinator“ + Ihren Nachnahmen + Ihrem Vornamen. Bei Fragen zur ausgeschriebenen Stelle, wenden Sie sich bitte an Botschaftsrat Björn Clavey auch an die o.g. E-Mailadresse.
Bewerbungsunterlagen sind öffentliche Dokumente und können auf Anfrage ausgehändigt werden.
