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Datenschutzerklärung

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Erlauben gespeicherte Daten direkt oder indirekt Rückschlüsse auf eine Person, handelt es sich um personenbezogene Daten. Beispiele für personenbezogene Daten sind Namen, Adressen, persönliche Kennnummern, Fotos und Videoclips.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist in einer Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen geregelt. Alle haben zum Ziel, die Privatsphäre von Personen vor Verletzungen durch die Verarbeitung personenbezogener Daten zu schützen. Dabei umfasst ‚Verarbeitung personenbezogener Daten’ im Wesentlichen alles, was mit solchen Daten getan werden kann, wie beispielsweise das Erheben, Erfassen, Speichern, Abgleichen oder Drucken. Eine Person, die personenbezogene Daten verarbeitet, ist entweder eine Verantwortliche für personenbezogene Daten oder eine Auftragsverarbeiterin.

Verarbeitung personenbezogener Daten

Schwedische Missionen im Ausland sind zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten berechtigt, die für die Erfüllung ihrer ihnen vom schwedischen Parlament und von der schwedischen Regierung übertragenen offiziellen Aufgaben notwendig sind. Sie verarbeiten personenbezogene Daten auch dann, wenn eine Person

  • Kontakt zu einer Mission aufnimmt, um Informationen einzuholen,
  • um eine Prüfung offizieller Dokumente ersucht,
  • sich um eine Stelle bewirbt,
  • sich zu Treffen oder Veranstaltungen anmeldet,
  • einen Abonnementservice nutzt oder
  • sich in einer anderen Angelegenheit an eine Mission wendet.

Verantwortung für personenbezogene Daten

Sofern nicht anders geregelt, ist jede Mission im Ausland selbst für die im Rahmen ihrer Arbeit vorgenommene Verarbeitung von Daten verantwortlich. Als Verantwortliche für personenbezogene Daten muss die Mission sicherstellen, dass jegliche Verarbeitung personenbezogener Daten in Übereinstimmung mit geltendem Recht stattfindet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Als Rechtsgrundlage müssen der Verarbeitung personenbezogener Daten geltende Datenschutzbestimmungen zugrunde liegen. Damit die Verarbeitung personenbezogener Daten durch eine Mission rechtmäßig ist, bedarf es der Einhaltung von Abkommen oder gesetzlichen Verpflichtungen, der Erfüllung einer Aufgabe von öffentlichem Interesse oder der Ausübung öffentlicher Gewalt. In einigen Fällen dürfen personenbezogene Daten auch verarbeitet werden, wenn die jeweilige Person ihr Einverständnis gegeben hat oder wenn die Verarbeitung notwendig ist, um Interessen zu schützen, die für die registrierte oder für eine andere natürliche Person von zentraler Bedeutung sind.

Datenspeicherung

Alle Formen der Datenverarbeitung im Rahmen von Aktivitäten der Mission müssen von der Mission in einem Datenregister erfasst werden. Dadurch kann die Mission systematisch überprüfen und gewährleisten, dass die Verarbeitung auf rechtlicher Grundlage stattfindet. Jede Mission ist für die regelmäßige Aktualisierung ihres Registers verantwortlich. Für einen Zugang zum Datenregister wenden Sie sich entweder an die entsprechende Mission oder an den Datenschutzbeauftragten für die schwedischen Missionen im Ausland. Kontaktinformationen finden Sie am Ende dieses Dokuments.

Weitere Informationen zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Allgemein
Schwedische Missionen im Auslanderheben nur personenbezogene Daten, die für die Verarbeitung zu einem bestimmten Zweck notwendig sind. Die Daten werden ausschließlich in einer Weise verarbeitet, die diesem Zweck entspricht.

Personenbezogene Daten von Angestellten und Vertragspartnern
Als Arbeitgebern ist es den Missionen im Ausland per Gesetz gestattet, personenbezogene Daten von Beschäftigten und Vertragspartnern in dem Umfang zu verarbeiten, der notwendig ist, um ihren sich aus Arbeitsverträgen und anderen Vereinbarungen resultierenden Verpflichtungen nachzukommen.

Personenbezogene Daten von Stellenbewerbern (Ortskräfte) und Praktikanten
Personenbezogene Daten von Stellenbewerbern (Ortskräfte) und Praktikanten werden von der jeweiligen Mission nur zu Rekrutierungszwecken und für die statistische Nachverfolgung genutzt. Auf diese Daten hat nur Personal Zugriff, das im Bereich Personalrekrutierung tätig ist.

Personenbezogene Daten für die Bestellung von Informationsmaterial, für Newsletter, Abonnements und für die Anmeldung zu Veranstaltungen und Konferenzen
Personenbezogene Daten (Name, Adresse und E-Mail), die im Zusammenhang mit einem Abonnement oder der Bestellung von Informationsmaterial übermittelt werden, werden nur für den Zeitraum des Abonnements bzw. bis zum Versand einer Antwortmail oder des gewünschten Materials gespeichert. Abonnenten können ihre Abonnements jederzeit kündigen. Nach einer Kündigung löscht die Mission die personenbezogenen Daten.

Personenbezogene Daten (Titel, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail), die bei der Anmeldung zu Konferenzen und anderen Veranstaltungen übermittelt werden, werden nur so lange gespeichert, wie es für die administrative Abwicklung der Konferenz bzw. der Veranstaltung nötig ist.

Dauer der Speicherung

Personenbezogene Daten werden regelmäßig bereinigt, aussortiert und anonymisiert. Die von den Missionen im Ausland erhobenen personenbezogenen Daten werden für verschiedene Zwecke verarbeitet. Aus diesem Grund variieren die Speicherzeiträume für die Daten je nachdem, für welche Zwecke sie genutzt werden und welche rechtlichen Auflagen damit verbunden sind.

Prinzip des öffentlichen Zugangs zu amtlichen Dokumenten

Schwedische Missionen im Ausland sind staatliche Regierungsbehörden. Der Schriftverkehr mit ihnen zählt zu den amtlichen Dokumenten und kann künftig in Übereinstimmung mit dem Grundsatz des öffentlichen Zugangs zu amtlichen Dokumenten freigegeben werden. Journalisten und Privatpersonen, die Einsicht in diese amtlichen Dokumente beantragen, können so beispielsweise Zugang zu ihnen erhalten. In einigen Fällen unterliegen Daten der Geheimhaltung und können deshalb nicht freigegeben werden.

Die Mission kann personenbezogene Daten auch an andere Regierungsbehörden weitergeben, beispielsweise, wenn diese Behörden zur Ausübung der Staatsgewalt oder anderer offizieller Verpflichtungen Zugang zu diesen Daten benötigen.

Auftragsverarbeitung

Personenbezogene Daten können auch an Vertragspartner oder IT-Lieferanten weitergegeben werden. Im Rahmen der Aktivitäten der schwedischen Missionen im Ausland kommen verschiedene IT-Dienste und IT-Systeme zum Einsatz. Einige Systeme sind vor Ort in den Missionen installiert. In diesen Fällen hat nur das Missionspersonal Zugriff auf die personenbezogenen Daten in den Systemen und es werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.

Andere Systeme sind bei IT-Anbietern oder in Clouds angesiedelt, wodurch personenbezogene Daten an die jeweiligen Anbieter weitergegeben werden. In diesen Fällen kommt dem Anbieter die Funktion des Auftragsverarbeiters zu, der personenbezogene Daten im Auftrag der ausländischen Mission und entsprechend ihren Vorgaben verarbeitet.

Sicherheitsmaßnahmen

Technische und organisatorische Maßnahmen stellen sicher, dass alle von schwedischen Missionen im Ausland verarbeiteten Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderungen oder Zerstörung geschützt sind.

Jegliche Entwicklung von Systemen, Diensten und Aktivitäten findet unter Respektierung der Privatsphäre und unter Berücksichtigung der Datenschutzgesetzgebung statt.

Ihre Rechte

Den schwedischen Missionen im Auslandobliegt es zu gewährleisten, dass Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit geltendem Recht verarbeitet werden.

Auf Ihren Wunsch, aber auch auf eigene Initiative korrigieren und ergänzen die Missionen personenbezogene Daten, die sich als fehlerhaft, unvollständig oder missverständlich erweisen.

In einigen Fällen haben Sie das Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten. So haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese nicht länger für die Zwecke benötigt werden, für die sie erfasst wurden. Allerdings können gesetzliche Vorschriften vorliegen, die es der Mission nicht gestatten, Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen. Die Mission wird dann die Verarbeitung Ihrer Daten für alle Zwecke außer dem der Einhaltung von Gesetzen einstellen.

Sie haben zu jeder Zeit das Recht, Beanstandungen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch eine Mission vorzubringen. Dazu können Sie sich entweder direkt an die Mission oder an den Datenschutzbeauftragten wenden. Sie können auch eine Beschwerde bei der schwedischen Datenschutzbehörde einreichen.

Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten über Sie bei der Mission registriert und verarbeitet werden. Stellen Sie dazu kostenfrei einen schriftlichen Antrag an die Mission unter Angabe Ihres Namens, Ihrer Personen- bzw. Ausweisnummer, Ihrer Postanschrift, Telefonnummer und E-Mailadresse (die Sie im Kontakt mit der relevanten Mission verwenden). Der Auszug aus dem Datenregister wird Ihnen in der Regel an die von Ihnen angegebene Postanschrift zugesandt, andernfalls an Ihre Meldeadresse in Schweden – so vorhanden.

Kontaktinformationen

Kontaktinformationen zu den schwedischen Missionen im Ausland finden Sie unter www.swedenabroad.se.

Den Datenschutzbeauftragten der schwedischen Missionen im Ausland erreichen Sie per E-Mail.

*In dieser Datenschutzerklärung sind stets Personen männlichen und weiblichen Geschlechts gleichermaßen gemeint. Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird im Text nur die männliche Form verwendet.

Letzte Aktualisierung 05 Feb 2020, 10.08